I. Voorwerp

Deze clausules hebben tot doel de voorwaarden te bepalen waaronder de Dienstverlener (de "Verwerker") zich ertoe verbindt om voor rekening van de Klant (de "Verwerkingsverantwoordelijke") de hierna gedefinieerde verwerkingen van Persoonsgegevens uit te voeren; onder Verwerking van Persoonsgegevens wordt verstaan elke bewerking of elk geheel van bewerkingen, al dan niet uitgevoerd met behulp van geautomatiseerde procedés, die worden toegepast op gegevens of gegevensverzamelingen van Persoonsgegevens.

In het kader van hun contractuele relatie verbinden de partijen zich ertoe de geldende regelgeving met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens na te leven, en in het bijzonder de verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016, van toepassing vanaf 25 mei 2018 (hierna, "de Europese verordening inzake gegevensbescherming").

II. Beschrijving van de verwerking die het voorwerp uitmaakt van de onderaanneming

De Verwerker is gemachtigd om voor rekening van de Verwerkingsverantwoordelijke de Persoonsgegevens te verwerken die nodig zijn om de bestelde dienst(en) te leveren, en die kunnen bestaan uit de implementatie/opleiding/dienstverlening/hosting/terbeschikkingstelling van de Software in SaaS-modus, beheer/onderhoudsondersteuning van haar oplossingen.

Het geheel van de bestelde diensten wordt beschreven in het Contract/de Bestelling geplaatst door de Klant.

De aard van de op de gegevens uitgevoerde bewerkingen is de raadpleging, de verwijdering, de vernietiging, de analyse met het oog op correctie.

Het doel (de doeleinden) van de verwerking is de uitvoering van de bestelde diensten.

De categorieën personen van wie de persoonsgegevens worden verwerkt, evenals de aard van de persoonsgegevens, worden per product opgelijst.

III. Verplichtingen van de Verwerker ten aanzien van de Verwerkingsverantwoordelijke

De Verwerker verbindt zich ertoe:

• de persoonsgegevens uitsluitend te verwerken voor het doel of de doeleinden die het voorwerp uitmaken van de onderaanneming en onder de in het Contract overeengekomen voorwaarden, teneinde de diensten te leveren en zijn verplichtingen uit hoofde van het contract na te komen;
• de Gegevens te verwerken in overeenstemming met de gedocumenteerde instructies van de Verwerkingsverantwoordelijke. Indien de Verwerker van oordeel is dat een instructie een inbreuk vormt op de Europese verordening inzake gegevensbescherming of op enige andere bepaling van het Unierecht of het recht van de lidstaten inzake gegevensbescherming, brengt hij de Verwerkingsverantwoordelijke daarvan onmiddellijk op de hoogte. Bovendien, indien de Verwerker verplicht is over te gaan tot een doorgifte van gegevens naar een derde land of een internationale organisatie, krachtens het recht van de Unie of het recht van de lidstaat waaraan hij onderworpen is, moet hij de verwerkingsverantwoordelijke vóór de verwerking op de hoogte brengen van deze wettelijke verplichting, tenzij het betrokken recht een dergelijke informatieverstrekking verbiedt om gewichtige redenen van algemeen belang;
• de veiligheid en vertrouwelijkheid van de in het kader van dit contract verwerkte Persoonsgegevens te waarborgen, onder de beschreven voorwaarden;
• wat zijn tools, producten, toepassingen of diensten betreft, rekening te houden met de beginselen van gegevensbescherming door ontwerp en gegevensbescherming door standaardinstellingen;

De Verwerker kan een beroep doen op een andere onderaannemer (hierna, "de verdere onderaannemer") om specifieke verwerkingsactiviteiten uit te voeren (zoals hosting). In dat geval brengt hij de Verwerkingsverantwoordelijke voorafgaand en schriftelijk op de hoogte van elke voorgenomen wijziging met betrekking tot de toevoeging of vervanging van andere onderaannemers. Deze informatie moet de onderaannomen verwerkingsactiviteiten, de identiteit en de contactgegevens van de onderaannemer en de data van het onderaannemingscontract vermelden. De Verwerkingsverantwoordelijke beschikt over een termijn van 10 dagen vanaf de datum van ontvangst van deze informatie om zijn bezwaren kenbaar te maken. Bij gebrek aan reactie van de Verwerkingsverantwoordelijke binnen deze termijn, wordt hij geacht deze wijziging te hebben aanvaard; elke weigering van toevoeging of vervanging van een verdere onderaannemer door de Verwerkingsverantwoordelijke moet te goeder trouw worden gemotiveerd door de Verwerkingsverantwoordelijke. In geval van weigering van een toevoeging of vervanging van een verdere onderaannemer door de Klant, kan het Contract door de Klant worden beëindigd, waarbij deze beëindiging in geen geval kan worden gelijkgesteld met een beëindiging wegens tekortkoming van de Dienstverlener.

De verdere onderaannemer is verplicht de verplichtingen van dit contract na te leven voor rekening van en volgens de instructies van de Verwerkingsverantwoordelijke. Het is aan de initiële onderaannemer om ervoor te zorgen dat de verdere onderaannemer dezelfde voldoende garanties biedt wat betreft de tenuitvoerlegging van passende technische en organisatorische maatregelen, zodat de verwerking voldoet aan de vereisten van de Europese verordening inzake gegevensbescherming. Indien de verdere onderaannemer zijn verplichtingen inzake gegevensbescherming niet nakomt, blijft de initiële onderaannemer volledig aansprakelijk tegenover de verwerkingsverantwoordelijke voor de uitvoering door de andere onderaannemer van zijn verplichtingen.

Recht op informatie van de betrokkenen
Het is aan de Verwerkingsverantwoordelijke om de betrokkenen bij de verwerkingen te informeren op het moment van de gegevensverzameling.

Uitoefening van de rechten van de betrokkenen
Voor zover mogelijk moet de Verwerker de verwerkingsverantwoordelijke bijstaan bij het nakomen van zijn verplichting om gevolg te geven aan verzoeken tot uitoefening van de rechten van de betrokkenen: recht op inzage, op rectificatie, op verwijdering en op verzet, recht op beperking van de verwerking, recht op gegevensoverdraagbaarheid, recht om niet te worden onderworpen aan een geautomatiseerde individuele besluitvorming (met inbegrip van profilering).

Wanneer betrokkenen bij de Verwerker verzoeken indienen tot uitoefening van hun rechten, moet de Verwerker deze verzoeken onmiddellijk na ontvangst per e-mail doorsturen naar het adres dat de Verwerkingsverantwoordelijke zal meedelen.

Kennisgeving van inbreuken op Persoonsgegevens
De Verwerker meldt aan de Verwerkingsverantwoordelijke elk beveiligingslek en/of gegevenslek dat heeft geleid tot een inbreuk op persoonsgegevens, zo snel mogelijk nadat hij hiervan kennis heeft genomen en met alle middelen. Deze kennisgeving gaat vergezeld van alle nuttige documentatie, om de Verwerkingsverantwoordelijke, indien nodig, in staat te stellen deze inbreuk te melden aan de bevoegde toezichthoudende autoriteit, uiterlijk binnen 72 uur nadat hij hiervan kennis heeft genomen.

Bijstand van de Verwerker in het kader van de naleving door de Verwerkingsverantwoordelijke van zijn eigen verplichtingen
De Dienstverlener kan, op offertebasis, en voor zover mogelijk:

• De Klant bijstaan bij het uitvoeren van effectbeoordelingen met betrekking tot gegevensbescherming, wanneer een dergelijke beoordeling noodzakelijk blijkt;
• De Klant eveneens bijstaan bij het uitvoeren van de voorafgaande raadpleging van de toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming;
• De Klant de nodige documentatie ter beschikking stellen om de naleving van zijn verplichtingen aan te tonen en om audits, met inbegrip van inspecties, mogelijk te maken door de Verwerkingsverantwoordelijke of een andere door hem gemandateerde auditor, en aan deze audits bij te dragen.

Beveiligingsmaatregelen
De Verwerker voert de nodige technische en organisatorische maatregelen uit om de veiligheid van de Persoonsgegevens te waarborgen:

• de middelen om de vertrouwelijkheid, integriteit, beschikbaarheid en veerkracht van de verwerkingssystemen en -diensten permanent te waarborgen;
• de middelen om de beschikbaarheid van en de toegang tot de persoonsgegevens binnen een passende termijn te herstellen in geval van een fysiek of technisch incident.

De Verwerker verbindt zich er in het bijzonder toe de vertrouwelijkheid te waarborgen van de Gegevens die door de Verwerkingsverantwoordelijke worden verstrekt in het kader van de uitvoering van de diensten:

• door de toegang tot of de mededeling ervan enkel toe te staan aan personen (met inbegrip van, in voorkomend geval, zijn werknemers, onderaannemers of andere dienstverleners, met inbegrip van zijn eigen adviseurs) die aantonen dat zij, gezien hun functie, deze gegevens nodig hebben voor de uitvoering van het Contract;
• door in de contracten die de Dienstverlener binden met die personen die zijn werknemers zijn, of in voorkomend geval zijn onderaannemers of andere dienstverleners, met inbegrip van zijn eigen adviseurs, uitdrukkelijk vertrouwelijkheidsclausules op te nemen die de vereisten overnemen die op de Dienstverlener rusten uit hoofde van het Contract.

Lot van de gegevens
Bij het beëindigen van de dienstverlening verbindt de Verwerker zich ertoe alle Persoonsgegevens waartoe hij toegang zou hebben gehad in het kader van de uitvoering van de diensten, te vernietigen.

Functionaris voor gegevensbescherming
De Verwerker deelt op verzoek aan de Verwerkingsverantwoordelijke de naam en contactgegevens mee van zijn functionaris voor gegevensbescherming, indien hij er een heeft aangesteld, of van de referentiepersoon terzake.
Alle vragen of verzoeken met betrekking tot de bescherming van Persoonsgegevens dienen per e-mail te worden gericht aan het volgende adres: dataprivacy@isagri.com

Register van de categorieën van verwerkingsactiviteiten
De Verwerker houdt schriftelijk een register bij van alle categorieën van verwerkingsactiviteiten die voor rekening van de Verwerkingsverantwoordelijke worden uitgevoerd.

Documentatie
De Verwerker stelt aan de Verwerkingsverantwoordelijke de nodige documentatie ter beschikking om de naleving van al zijn verplichtingen aan te tonen en om audits, met inbegrip van inspecties, mogelijk te maken door de Verwerkingsverantwoordelijke of een andere door hem gemandateerde auditor, en draagt bij aan deze audits.

Interne gegevens van de Verwerkingsverantwoordelijke
Los van elke dienstverlening wordt de Klant ervan op de hoogte gebracht dat zijn eigen Interne Gegevens door de Dienstverlener kunnen worden verwerkt als Verwerkingsverantwoordelijke, met het oog op het beheer van de relatie tussen de Klant en de Dienstverlener.
Deze Gegevens bestaan uit informatie zoals naam, voornaam, postadres, e-mailadres, telefoonnummers van de medewerkers van de Klant en worden door de Dienstverlener bewaard gedurende de volledige looptijd van het Contract.
In het kader van de hierboven omschreven doeleinden aanvaardt de Klant dat de bovengenoemde Persoonsgegevens die op hem betrekking hebben, door de Dienstverlener worden doorgegeven aan zijn filialen, allemaal gevestigd in de Europese Unie, voor de behoeften van de uitvoering van het Contract.

IV. Verplichtingen van de Verwerkingsverantwoordelijke ten aanzien van de Verwerker

De Verwerkingsverantwoordelijke verbindt zich ertoe:

• de Verwerker schriftelijk gedocumenteerde instructies te verstrekken met betrekking tot de verwerking van Persoonsgegevens; de partijen komen overeen dat elk verzoek van de Klant dat de verwerkingsinstructies overschrijdt of wijzigt, het voorwerp uitmaakt van een aanvullende offerte;
• vooraf en gedurende de volledige duur van de verwerking toe te zien op de naleving door de Verwerker van de verplichtingen die zijn vastgelegd in de Europese verordening inzake gegevensbescherming;
• toezicht te houden op de verwerking, met inbegrip van het uitvoeren van audits en inspecties bij de Verwerker.

Er wordt gepreciseerd dat de Software die door de Dienstverlener ter beschikking van de Klant wordt gesteld, vrije velden kan bevatten die niet bestemd zijn om persoonsgegevens, en in het bijzonder gevoelige gegevens, te bevatten. Bijgevolg verbindt de Klant zich ertoe elke organisatorische en/of technische maatregel te nemen om zich te verzekeren van het conforme gebruik van deze velden ten opzichte van de AVG. De Dienstverlener kan in geen geval aansprakelijk worden gesteld in geval van niet-conform gebruik van deze velden.

Er wordt gepreciseerd dat de Klant, in zijn hoedanigheid van Verwerkingsverantwoordelijke, de volledige verantwoordelijkheid behoudt voor de Persoonsgegevens die worden opgeslagen in de databanken waarvan hij volledig eigenaar blijft.